Type de poste
Catégorie B, Technicien(ne)
Rémunération : basée en référence à la grille des techniciens ( cat B), selon expérience (comprise entre 2165 euros brut et 2400 euros brut mensuel)
Modalités de recrutement : CDD de 12 mois renouvelable
Missions de la composante
Le laboratoire J.-L. LAGRANGE est une Unité Mixte de Recherche (UMR 7293) sous tutelle de l'Observatoire de la Côte d'Azur, du CNRS et de l'Université de Nice-Sophia Antipolis. C'est un laboratoire international pluridisciplinaire qui regroupe des équipes d'astrophysique (planétologie, physique stellaire et solaire, galaxies et cosmologie), de mécanique des fluides, et de traitement du signal et images. Le personnel ainsi que les moyens matériels du laboratoire sont actuellement répartis sur 3 sites : Observatoire de Nice au Mont Gros, Université de Nice sur le campus de Valrose et plateau de Calern.
Le laboratoire d’Astrophysique Relativiste, Théories, Expériences, Métrologie, Instrumentation, Signaux (ARTEMIS - UMR 7250), situé à l'Observatoire de la Côte d'Azur à Nice, est une Unité Mixte de Recherche multi tutelles : OCA et CNRS et membre UniCA (Université Côte d’Azur).Le laboratoire rassemble des experts en laser et traitement du signal, des mathématiciens et des astrophysiciens pour un effectif total de 40 agents. La recherche porte sur la mise au point de grands interféromètres laser dédiés à la détection des ondes gravitationnelles. Le laboratoire rassemble jusqu’à 40 personnes (chercheurs, ingénieurs et techniciens) qui travaillent en mode projets. Le service administratif est assuré pleinement par la responsable administrative dont le besoin d’un.e gestionnaire est manifeste. L’activité de gestion est prévue exclusivement sur le site du Mont Gros.
Missions du service
L'équipe administrative de Laboratoire assure le soutien au personnel de Recherche du Laboratoire auquel elle appartient, dans l'organisation des activités. L’équipe réalise les actes administratifs (missions, commandes, etc..) dans le respect des règles des tutelles selon les deux mandats de gestion (OCA et CNRS). L'administration des Laboratoires a la charge de l'organisation de nombreux colloques internationaux. Elle assure également le recrutement et l'accueil des nouveaux entrants (permanents, non permanents, visiteurs).
Projet du service
Assurer le soutien à la recherche sur des fonction de gestion administratives et financières.
Missions communes liées au poste
Avec une affectation répartie à parts égales entre les laboratoires LAGRANGE et ARTEMIS, le/la gestionnaire aura les missions suivantes :
- Assurer un accueil de proximité sur le site d’affectation
- Mise à jour des bases de données RH.
- Réaliser les actes de gestion suivants : Missions, engagement des commandes sur les outils de gestion OCA et CNRS, suivi des livraisons et vérification de la facturation dématérialisée
- Budget, suivi d’inventaire, organisation de réunion) de chercheurs de plusieurs nationalités (permanents, étudiants, post doc).
- Assurer le suivi administratif et financier d'une ou plusieurs équipes scientifiques et de leurs contrats de recherche associés.
Contexte et environnement de travail
Le/la gestionnaire évoluera au sein des deux équipes administratives des laboratoires Lagrange et ARTEMIS sous la responsabilité hiérarchique directe du responsable administratif de chaque unité d’affectation.
Le poste est basé sur le site du Mont Gros à l’Observatoire de Nice.
Le Laboratoire Lagrange étant multisites, il faut prévoir quelques déplacements dans l'année sur le site du campus Valrose (Nice), pour les réunions mensuelles d'équipe.
Le télétravail pourra être envisagé après une période d’activité effective de 6 mois minimum et après accord des deux responsables administratifs d’unité et de l’employeur OCA.
Activités
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (RH, administrative, financière...)
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
Activités secondaires
- Fournir un reporting régulier avec des états budgétaires
- Participer aux réunions de l’équipe administrative
Compétences essentielles
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe et en relation partenariale
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Compétences autres
- Expérience en comptabilité
- Connaissance Logiciels GESLAB et COKTAIL
- L’anglais sera un plus.
Pour candidater
Envoyer votre lettre de motivation et votre CV à srh@oca.eu.